Polityka prywatności RoMat Reviews

1.1. Polityka dotyczy osób posiadających Konto, przedstawicieli i pracowników Klientów, osób kontaktujących się z RoMat Reviews oraz osób korzystających z publicznej strony oceny Lokalu.

1.2. Dokument opisuje przetwarzanie danych przez RoMat Reviews we własnych celach. Zasady przetwarzania prywatnych opinii w imieniu właściciela Lokalu zostały dodatkowo opisane w pkt 3 oraz w Załączniku nr 1 do Regulaminu.

2.1. Administratorem danych przetwarzanych na potrzeby Konta, Umowy, obsługi kontaktu, rozliczeń i bezpieczeństwa Usługi jest Mateusz Buganik, prowadzący działalność nierejestrowaną pod adresem: ul. Okrzei 31a, 68-200 Żary, Polska.

2.2. Kontakt w każdej sprawie dotyczącej prywatności jest możliwy przez stronę Kontaktlub e-mail romatreviews@gmail.com. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych i nie prowadzi telefonicznego kanału obsługi.

3.1. Właściciel Lokalu określa, dlaczego i w jaki sposób wykorzystuje ocenę, treść wiadomości oraz dobrowolnie podany e-mail lub telefon osoby oceniającej. Dlatego jest administratorem tych danych i powinien przekazać osobie oceniającej własną informację o przetwarzaniu.

3.2. RoMat Reviews zapisuje, zabezpiecza i udostępnia te dane uprawnionemu właścicielowi jako podmiot przetwarzający, na podstawie jego poleceń i umowy powierzenia stanowiącej część Regulaminu.

3.3. Jeżeli chcesz wykonać prawo dotyczące treści prywatnej opinii, najszybciej będzie skontaktować się bezpośrednio z ocenianym Lokalem. Możesz również napisać do RoMat Reviews – przekażemy żądanie właściwemu właścicielowi, o ile będziemy w stanie bezpiecznie ustalić, którego Lokalu i danych dotyczy.

Zakres zależy od sposobu korzystania z Usługi i może obejmować:

• Konto: imię i nazwisko, adres e-mail, wewnętrzny identyfikator Konta, rola, data utworzenia, informacje o potwierdzeniu adresu, sesji i wybranym sposobie logowania; przy dobrowolnym logowaniu przez Google także podstawowe dane przekazane przez Google, takie jak identyfikator, nazwa i adres e-mail;
• Umowa i płatność: nazwa i adres nabywcy, opcjonalny NIP, adres e-mail, wybrany abonament, akceptowana wersja Regulaminu i data akceptacji, cena, termin, metoda i status płatności, identyfikatory klienta, subskrypcji oraz dokumentów rozliczeniowych w Stripe;
• Lokal: nazwa, miasto, przypisanie do grupy i właściciela, logo, kolory, adres strony Google, ustawienia przekierowania i status aktywności;
• Statystyki: liczba wejść, wybrane oceny, przejścia do Google, daty zdarzeń i powiązanie z Lokalem;
• Prywatna opinia: ocena od 1 do 5, treść wiadomości, dobrowolny e-mail lub telefon, data dodania i Lokal;
• Dobrowolny zapis na ofertę Lokalu: adres e-mail, data i wersja zgody, treść oferty widoczna w chwili zapisu, Lokal oraz stanowisko, stolik lub pracownik oznaczony przez właściciela, jeżeli taki znacznik został użyty;
• Kontakt i reklamacje: adres e-mail, dane podane w wiadomości, historia korespondencji i sposób załatwienia sprawy;
• Żądania dotyczące danych: identyfikator Konta, rodzaj i data żądania, status realizacji oraz niezbędna notatka administracyjna; nie wymagamy podawania powodu żądania usunięcia;
• Bezpieczeństwo: informacje o logowaniu, błędach i działaniach potrzebnych do ochrony Kont, a także pseudonimowe skróty identyfikatora przeglądarki i połączenia używane do ograniczania masowych ocen. W rejestrze antyspamowym nie zapisujemy surowego adresu IP;
• Ustawienia urządzenia: wybór dotyczący cookies, wersja polityki, data wyboru, wybrany język oraz – po zgodzie – jasny lub ciemny motyw.

RoMat Reviews nie wymaga podawania w prywatnej opinii danych szczególnych kategorii, numeru PESEL, danych dokumentów tożsamości ani informacji o wyrokach. Prosimy ich nie wpisywać.

• bezpośrednio od Użytkownika podczas rejestracji, ustawiania Konta lub kontaktu;
• od Klienta przy zamówieniu i konfiguracji Lokalu;
• od osoby korzystającej z publicznej strony oceny;
• automatycznie z działania Usługi, np. przez zapis daty zdarzenia, licznika lub sesji;
• od Google, wyłącznie gdy Użytkownik sam wybierze opcję logowania przez Google;
• od właściciela Lokalu, jeśli tworzy Konto dla upoważnionego Użytkownika lub przekazuje dane w sprawie wsparcia.

Uzasadnionym interesem jest ochrona Kont i Usługi, obsługa komunikacji, zapobieganie nadużyciom, ustalanie i obrona roszczeń oraz rozwijanie stabilności produktu bez śledzenia zachowań marketingowych.

7.1. Adres e-mail i dane oznaczone w formularzu rejestracji są potrzebne do utworzenia Konta i wykonania Umowy. Bez nich nie można bezpiecznie udostępnić panelu.

7.1a. Nazwa i adres nabywcy są potrzebne do zamówienia abonamentu oraz dokumentowania sprzedaży. NIP można podać, jeśli nabywca go posiada; jego brak może ograniczyć możliwość wystawienia dokumentu z tym numerem. Dane karty płatniczej wpisuje się wyłącznie w formularzu Stripe, a nie w RoMat Reviews.

7.2. Treść prywatnej wiadomości jest potrzebna do jej wysłania. Podanie e-maila lub telefonu w tej wiadomości jest dobrowolne; bez danych kontaktowych właściciel Lokalu może nie móc odpowiedzieć.

7.3. Podanie adresu e-mail po pozytywnej ocenie jest całkowicie dobrowolne. Pominięcie tego kroku nie blokuje przejścia do Google ani żadnej podstawowej funkcji strony opinii. Zgodę na kontakt w sprawie wskazanej oferty można wycofać u właściciela ocenianego Lokalu. Każda dalsza wiadomość ofertowa powinna wskazywać prosty sposób rezygnacji, a właściciel Lokalu powinien zaprzestać komunikacji po otrzymaniu sprzeciwu lub wycofaniu zgody.

7.4. Wybór języka służy wykonaniu ustawienia wyraźnie wybranego przez Użytkownika. Zgoda na zapamiętanie opcjonalnego motywu jest dobrowolna. Jej odmowa nie blokuje logowania ani podstawowych funkcji Usługi.

7.5. Logowanie przez Google jest opcjonalne. Użytkownik może zamiast niego utworzyć Konto i logować się adresem e-mail oraz hasłem.

7A.1. Panel jest usługą B2B i nie jest kierowany do dzieci. Konto może założyć osoba upoważniona do działania w imieniu przedsiębiorcy. RoMat Reviews nie wykorzystuje aplikacji do świadomego profilowania dzieci ani kierowania do nich reklamy.

7A.2. Publiczna strona oceny nie wymaga podawania wieku. Osoba oceniająca nie powinna wpisywać danych dziecka ani innych osób, jeżeli nie ma do tego podstawy. Właściciel Lokalu odpowiada za legalność celu, w którym wykorzystuje treść prywatnej opinii lub adres przekazany dla oferty.

7A.3. Jeżeli dowiemy się, że dane dziecka zostały przekazane bez właściwej podstawy, ograniczymy ich użycie i podejmiemy działania w celu usunięcia lub przekazania żądania właściwemu właścicielowi Lokalu. Rodzic lub opiekun może zgłosić sprawę przez stronę Kontakt.

Dane mogą być udostępniane tylko w zakresie potrzebnym do wskazanego celu:

• SUPABASE PTE. LTD. i właściwe podmioty grupy wskazane w obowiązujących dokumentach usługi – utrzymanie bazy danych, logowania i zabezpieczonego dostępu;
• Vercel, Inc. – hosting, dostarczanie aplikacji i obsługa ruchu sieciowego;
• Google LLC lub właściwy podmiot z grupy Google – obsługa skrzynki Gmail używanej do kontaktu oraz, wyłącznie po wybraniu tej opcji przez Użytkownika, uwierzytelnienie Konta przez Google; Google działa zgodnie z własnymi warunkami i polityką prywatności;
• Stripe Payments Europe, Limited i właściwe podmioty grupy Stripe – obsługa płatności, abonamentów, danych nabywcy, dokumentów rozliczeniowych, zapobieganie oszustwom i obowiązków operatora płatności; szczegóły określa także polityka prywatności Stripe;
• banki i inni dostawcy metod płatności – w zakresie niezbędnym do obsługi wybranej płatności i wynikających z niej obowiązków;
• upoważniony właściciel Lokalu – w odniesieniu do opinii dotyczących jego Lokalu;
• doradcy, organy publiczne lub sądy – wyłącznie gdy wymaga tego prawo albo jest to potrzebne do ochrony praw.

RoMat Reviews nie sprzedaje danych osobowych i nie przekazuje ich sieciom reklamowym. Aktualna wersja nie używa Google Analytics, Meta Pixel, Hotjar ani podobnych narzędzi śledzących.

Dostawcy infrastruktury są podmiotami międzynarodowymi, dlatego – zależnie od wybranej lokalizacji usługi i ich aktualnych podwykonawców – dane lub dane techniczne mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

W takim przypadku stosowany jest mechanizm przewidziany w rozdziale V RODO: decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, w tym ramy ochrony danych UE–USA, o ile dany odbiorca jest objęty taką decyzją, albo standardowe klauzule umowne wraz z odpowiednimi środkami uzupełniającymi. Informację o aktualnym mechanizmie i kopię właściwych zabezpieczeń można uzyskać przez stronę Kontakt, z zastrzeżeniem ochrony tajemnic i zabezpieczeń.

• Konto i konfiguracja Lokali: przez czas wykonywania Umowy, a po jej zakończeniu do usunięcia Konta i upływu okresu potrzebnego do rozliczeń lub obrony roszczeń;
• Dokumenty sprzedaży i płatności: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• Korespondencja i reklamacje: do zakończenia sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń;
• Wnioski dotyczące danych: przez czas realizacji, a po jej zakończeniu w minimalnym zakresie potrzebnym do wykazania obsługi żądania i ochrony roszczeń;
• Dane prywatnych opinii: przez okres wskazany przez właściciela Lokalu i czas działania jego Usługi, a po zakończeniu zgodnie z jego poleceniem zwrotu lub usunięcia i technicznym cyklem usuwania kopii;
• Dobrowolne adresy e-mail przekazane dla oferty Lokalu: do wycofania zgody, usunięcia przez właściciela Lokalu albo zakończenia świadczenia mu Usługi, z uwzględnieniem czasu potrzebnego do wykonania uzasadnionego żądania;
• Rejestr ochrony formularza: pseudonimowe skróty prób wysłania są automatycznie usuwane po 7 dniach podczas kolejnej aktywności danego Lokalu; techniczne logi dostawców mogą mieć odrębny, niezbędny okres retencji;
• Pozostałe dane bezpieczeństwa i błędów: przez okres potrzebny do wykrycia nadużyć, wyjaśnienia zdarzenia i ochrony roszczeń, po czym są usuwane lub pozbawiane cech identyfikujących;
• Wybór cookies, języka i motywu: do zmiany wyboru, wycofania zgody, zmiany wersji polityki lub usunięcia danych witryny przez użytkownika.

Jeżeli różne podstawy wymagają różnych okresów, stosowany jest okres najdłuższy niezbędny w danym celu. Dostęp do danych przechowywanych wyłącznie z powodu obowiązku prawnego lub roszczeń jest odpowiednio ograniczony.

W zależności od podstawy i okoliczności przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia niekompletnych;
• usunięcia danych, gdy zachodzą przesłanki prawne;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub Umowy w sposób zautomatyzowany;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacje o organie nadzorczym i sposobie wniesienia skargi są dostępne na oficjalnej stronie uodo.gov.pl.

12.1. Żądanie można przesłać przez stronę Kontakt. Podaj dane pozwalające odnaleźć sprawę, lecz nie przesyłaj hasła, kodu logowania ani kopii dokumentu tożsamości, dopóki nie zostaniesz o to poproszony z wyjaśnieniem konieczności.

12.2. Dla ochrony danych możemy poprosić o rozsądne potwierdzenie tożsamości. Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. W przypadkach złożonych termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO, o czym poinformujemy wraz z przyczyną.

12.3. Żądanie jest co do zasady bezpłatne. RODO pozwala pobrać rozsądną opłatę lub odmówić działania wyłącznie przy żądaniach ewidentnie nieuzasadnionych albo nadmiernych.

12.4. Zalogowany Użytkownik może złożyć wniosek także w sekcji „Dane i konto” w ustawieniach Konta. System zapisuje tylko identyfikator Konta, status i daty potrzebne do obsługi wniosku – bez obowiązkowego uzasadnienia.

12.5. Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne. Przed realizacją sprawdzamy przypisane Lokale, prawa innych osób, obowiązki rozliczeniowe i dane potrzebne do ustalenia lub obrony roszczeń. Dane, których nie wolno jeszcze usunąć, zostają ograniczone do właściwego celu i okresu; pozostałe dane są usuwane albo pozbawiane cech identyfikujących.

13.1. Mechanizm logowania przechowuje niezbędne informacje o sesji, bez których panel nie mógłby bezpiecznie rozpoznać Użytkownika. Nie są one uzależnione od zgody marketingowej.

13.2. Publiczny formularz zapisuje niezbędny, losowy identyfikator ochronny w cookie niedostępnym dla skryptów strony. Służy on wyłącznie do ograniczenia masowych ocen dla tego samego Lokalu, wygasa po roku i nie jest używany do reklamy ani śledzenia aktywności na innych stronach.

13.3. W pamięci przeglądarki zapisywany jest wybór dotyczący cookies, jego data i wersja polityki. Wybrany język jest zapisywany jako ustawienie interfejsu zainicjowane przez Użytkownika. Motyw jest zapisywany tylko po zezwoleniu na ustawienia funkcjonalne. Użytkownik może w każdej chwili zmienić wybór w ustawieniach prywatności.

13.4. Szczegółowy i aktualny opis zawiera Polityka cookies.

Po wybraniu odpowiedniej oceny albo kliknięciu linku „Przejdź do Google” użytkownik opuszcza RoMat Reviews. Od tego momentu Google samodzielnie określa cele i zasady przetwarzania danych zgodnie ze swoją polityką prywatności. RoMat Reviews nie przekazuje Google treści prywatnej wiadomości z formularza.

Usługa automatycznie porównuje wybraną liczbę gwiazdek z progiem ustawionym dla Lokalu. Wynik decyduje o pokazaniu prywatnego formularza albo przejściu do Google. Mechanizm nie tworzy profilu osoby, nie ocenia jej wiarygodności i nie wywołuje wobec niej skutków prawnych ani podobnie istotnych skutków w rozumieniu art. 22 RODO.

Stosowane środki obejmują odpowiednio do ryzyka:

• szyfrowane połączenia i bezpieczny mechanizm logowania;
• kontrolę dostępu według roli i przypisania Lokalu;
• reguły oddzielające dane poszczególnych Klientów;
• ograniczenie zakresu danych dostępnych bez logowania;
• walidację danych i ograniczanie automatycznych nadużyć;
• aktualizacje, monitoring błędów i procedury reagowania na incydenty;
• ograniczanie uprawnień administracyjnych i obowiązek poufności.

Żaden system nie zapewnia bezpieczeństwa absolutnego. Użytkownik także powinien stosować unikalne hasło, chronić skrzynkę e-mail i wylogować się z urządzenia, do którego dostęp mają inne osoby.

17.1. Polityka może być aktualizowana po zmianie prawa, sposobu działania Usługi lub dostawców. Istotna zmiana dotycząca posiadaczy Kont zostanie przekazana w odpowiedni sposób, np. w panelu lub e-mailem.

17.2. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym samym adresem. Polityka obowiązuje od 21 września 2026 r.